Het beschermen van gevoelige gegevens in de wereld van vandaag is een groeiende uitdaging. We beschikken over een aanzienlijke hoeveelheid gegevens tussen onze medewerkers, apparaten, apps en services. Elke inbreuk op de vertrouwelijkheid kan grote gevolgen hebben voor ons, wat mogelijk kan leiden tot verlies van vertrouwen van de klant.

 

We hebben daarom een informatieclassificatieprogramma gelanceerd, zodat medewerkers kennis kunnen maken met de basisprincipes van informatieclassificatie en de functionaliteit in Office 365 om informatie te classificeren en te beschermen.

 

Door deel te nemen en gebruik te gaan maken van de functionaliteit die beschikbaar is in Microsoft 365 voor het classificeren van informatie, kun je een grote stap zetten in het beschermen van de informatie.

 

De basis

Het classificeren van informatie klinkt misschien moeilijk,

DeanV IT Services

maar in feite is het vrij eenvoudig en vergt het slechts een paar seconden extra werk. Gebruik bij het maken van een Word- of Excelbestand of het schrijven van een e-mail in Outlook het menu voor informatieclassificatie dat beschikbaar is om de juiste informatieklasse te selecteren en daarmee de informatie te beschermen.

 

De informatieklassen

Bij het classificeren van een document moet je een van de volgende labels selecteren:

Personal (Persoonlijk) – Informatie die helemaal niets met het werk te maken heeft, d.w.z. een e-mail aan jouw tandarts of partner over het diner van vanavond.

Public (Publiek) – Marketingmateriaal enz. Dat zonder enige beperking kan worden gedeeld.

Restricted (Beperkt) – Materiaal dat kan worden gedeeld binnen Sweco. Beperkt materiaal kan naar klanten worden verzonden als er een overeenkomst is gesloten.

Confidential (Vertrouwelijk) – Materiaal waartoe alleen de goedgekeurde ontvanger toegang moet hebben.

Restricted (Beperkt) is de standaardklasse, behandel alle ongemarkeerde informatie als beperkt als de context niet iets anders aangeeft.

 

Toegang tot informatie afdwingen in Microsoft 365

Office 365 heeft ingebouwde functionaliteiten om gevoelige informatie technisch te beschermen met encryptie en toegangscontrole. Dit wordt geïmplementeerd in de vier volgende subklassen voor Vertrouwelijk:

Invitation Only (Alleen ontvangers). Alleen personen die het materiaal hebben ontvangen, hebben er toegang toe. Schermafbeeldingen en afdrukken zijn geblokkeerd.

Employees Only (Alle medewerkers) . De informatie is alleen toegankelijk voor een persoon met een gebruikersaccount.

Country Specific (Landspecifiek). Materiaal dat moet blijven in het land waar het vandaan komt.

De subklasse Label Only moet worden gebruikt voor informatie die gevoelig is en daarom als vertrouwelijk wordt geclassificeerd, maar technische handhaving is niet geschikt.

 

Veranderende informatieklasse

Als je de verkeerde informatieklasse voor een document hebt geselecteerd of de gevoeligheid is gewijzigd, kun je deze eenvoudig wijzigen door op het penpictogram op het lint te klikken en vervolgens op de juiste klasse te klikken. Vergeet niet om altijd contact op te nemen met de informatie-eigenaar voordat je de informatieklasse wijzigt in een minder beperkte klasse.